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Comment utiliser One Drive Business et SharePoint pour partager vos fichiers

4 mai 2017
Si vous pensez que la meilleure façon de partager des fichiers avec vos collègues ou bien vos clients est par mail, vous vous trompez ! En utilisant OneDrive de Microsoft ou des services SharePoint, vous obtiendrez une meilleure méthode de partage professionnel et plus sûr.
 
Une révolution se produit actuellement dans le monde du partage de données pour une utilisation professionnelle. Cependant, de nombreux utilisateurs continuent à utiliser le mail comme méthode de partage. Comme vous avez pu le constater il existe une limitation dans la taille de la pièce jointe. Et partager les mêmes fichiers avec vos collaborateurs via le mail pourrait engendrer de nombreuses version s'ils vous les renvoient avec leurs propres modifications. Pour éviter ce genre d'incident le moyen plus adapté serait d'opter pour une plateforme commune qui autoriserait une collaboration sécurisée.
 
Si votre entreprise utilise Microsoft Office 365, ainsi que vos collaborateurs vous pourriez opter pour une solution OneDrive ou SharePoint. Ces programmes garantissent un accès facilité aux fichiers et dossiers permettant ainsi le partage entre plusieurs utilisateurs. Voici comment utiliser chacun de ces services de partage en commençant par SharePoint.
 

Comment utiliser SharePoint Online pour partager vos fichiers :

Le service est disponible quand une entreprise ou un privé souscrit un abonnement SharePoint ou Office 365. SharePoint Online est une solution Cloud qui permet de partager des fichiers, des documents par le biais d'un site Web. Le partage de fichiers avec des collaborateurs externes utilisant SharePoint Online est beaucoup moins encombrant qu'un environnement SharePoint classique . De plus, SharePoint Online peut-être accessible n'importe où avec Office 365, vous ne serez pas gênés par un accès limité à un seul réseau ou à un appareil. Il existe deux méthodes pour partager des informations :

  • Par un site SharePoint à accès collaboratif
  • Envoyer un document par un lien

Comment partager un site SharePoint ou un document avec un futur collaborateur :

Pour partager un site SharePoint avec un collaborateur, vous devez soit posséder un accès administrateur ou en être le propriétaire. Pour en faire profiter vos collaborateurs, vous devez les invités sur votre site SharePoint et ainsi leurs donner les permissions. Pour ceci les utilisateurs doivent être connectés à leur compte SharePoint ou compte Microsoft. Vous pourrez ensuite partager le site entier avec eux ou juste un document spécifique. Dans tous les cas, seulement la personne autorisée peut utiliser l'invitation pour avoir accès aux documents partagés.

Voici la marche à suivre pour l'envoi d'un lien SharePoint :

  •     Connectez-vous à Office 365.
  •     Choisissez l'exécutable pour l'application au coin de la page.
  •     Choisissez l'icône SharePoint.  

                

  •     Accédez au site que vous souhaitez partager.
  •     Choisissez l'icône paramètres au coin supérieur à droite et sélectionnez "Autorisations du site" 

              

  •     Dans le champ autorisations du site, cliquez sur "Inviter des personnes"

  •     Entrez l'adresse de messagerie de la personne que vous souhaitez inviter.
  •     L'invitation est alors automatiquement envoyée.

                      

 

Comment créer et partager un lien :

  • Assurez-vous d'être connecté dans Office 365.
  • Cliquez sur l'icône de l'application dans le coin supérieur droit.
  • Cliquez sur l'icône SharePoint.
  • Sélectionnez le document ou fichier en question et sélectionnez la case plus d'options .
  • Sélectionnez partager ou copier le lien.
  • Choisissez le niveau de permissions : Limité, lecture seule ou édition.
  • Copiez le lien d'invitation à partager et entrez l'adresse de messagerie.

          

Vous pouvez à tout moment mettre le lien hors ligne. Faites également attention au type d'accès que vous accordez car le lien peut potentiellement être partagé au-delà de votre portée et être utilisé par d'autres personnes.

Comment utiliser OneDrive Business pour partager des fichiers :

Avec OneDrive Business, vous pouvez partager des fichiers, des documents au lieu de partager un site SharePoint. Comme avec SharePoint, vous pouvez modifier des permissions et spécifier qui peut voir et éditer les fichiers en question. Gardez à l'esprit que votre entreprise ou organisation doit permettre le partage externe de fichiers dans les paramètres de OneDrive.

Comment créer un lien à partager dans OneDrive :

  • Connectez-vous à OneDrive avec votre compte professionnel.
  • Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  • Sélectionnez obtenir le lien au sommet de la page.
  • Par défaut OneDrive vous indiquera que la permission est "N'importe qui possédant ce lien peut éditer le fichier". Vous pouvez changer cela avec ces différentes options : 

- N'importe qui avec ce lien

- Uniquement les personnes de mon entreprise

- Seulement des personnes spécifiques

  • Cochez ou décochez l'option "Edition autorisé" pour empêcher que votre document soit modifié, copié ou téléchargé par des invités.
  • Sélectionnez Acquérir le lien.
  • Copiez le lien et ajoutez à votre presse-papier.

Le lien peut facilement être désactivé en sélectionnant le même fichier dans OneDrive et en cliquant sur l'icône information et sélectionnez "arrêter de partager".

 

Comment créer une invitation pour partager un fichier ou un dossier
Sélectionnez le fichier ou le dossier à partager.

  • Entrez l'adresse mail de l'utilisateur externe.
  • Insérez un texte optionnel.
  • Cochez ou non la case "Autoriser l'édition"
  • Cliquez sur OK pour envoyer

Le collaborateur aura accès au document avec la version en ligne du produit Office ( Word ou Excel par exemple ).

L'utilisateur devra posséder un compte Microsoft ou un compte Microsoft gratuit lié à son compte de messagerie. Dans l'interface Office 365, dans la zone notification au coin supérieur droit de la page, un message indiquera à l'utilisateur qu'il a été désigné comme invité. Après avoir cliqué sur le message l'utilisateur se verra redirigé dans OneDrive et aura accès aux fichiers partagés. Vous en tant qu'administrateur pouvez sélectionner l'icône d'information pour afficher l'activité concernant le dossier ou le fichier partagé, ce qui peut vous permet de voir si l'utilisateur a modifié le fichier.

Petit conseil, à la place de partager plusieurs fichiers avec le même utilisateur il serait plus simple de créer un dossier qui par exemple portera le nom du collaborateur. Vous gagnerez du temps et cela vous facilitera la tâche.


Bien sûr, toutes ces méthodes dépendent du fait que votre entreprise ou votre organisation autorise le partage externe avec les services Microsoft.

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